Excel・工数管理

Excelで工数管理する方法と限界｜予定・実績工数を管理するポイント

Excelやスプレッドシートでも工数管理は始められます。必要な項目を絞って小さく始める方法と、案件数やメンバーが増えたときに起きやすい限界を整理します。

Excelでの工数管理は、自由に項目を作れて導入しやすい方法です。ただし、工数を案件管理や原価管理に使おうとすると、入力・集計・進捗情報との突き合わせが増えます。最初から専用ツールが必要なわけではありませんが、見直すタイミングはあります。

この記事で分かること

Excelで工数管理するときの基本項目

Excelで工数管理を始める場合は、最初から複雑な管理表を作る必要はありません。まずは、日付、案件、タスク、担当者、予定工数、実績工数の6項目があれば、案件ごとの予実を確認できます。

工数を細かく分けすぎると入力が続かず、大きくまとめすぎると改善に使えません。たとえば「案件A」だけで集計するのではなく、「デザイン」「実装」「確認対応」など、振り返りたい単位まで分けるのが現実的です。

チーム全体でタスクの分け方をそろえておくと、後から案件間を比較しやすくなります。

実績工数だけを記録すると、「10時間かかった」という事実は分かっても、それが多いのか少ないのか判断できません。作業前に予定工数を設定し、実績と比較できる状態にします。

予定と実績の差が大きいタスクを確認すると、見積もりの甘さ、追加修正、確認待ち、作業の難航など、次に改善すべきポイントを見つけやすくなります。

データがたまったら、案件別、担当者別、工程別に集計します。毎月同じ集計を行う場合は、入力シートと集計シートを分け、ピボットテーブルなどで集計すると運用しやすくなります。

ただし、入力形式や案件名の表記が人によって違うと集計が崩れます。Excel運用では、入力ルールをそろえることが重要です。

案件数やメンバー数が増えると、入力漏れや表記揺れを確認する作業が増えます。シートを月ごとに分ける、担当者ごとに分けるなどの工夫を重ねるほど、集計時にファイルをまとめる作業も必要になります。

工数を確認するための管理作業そのものに時間がかかり始めたら、専用ツールを検討するサインです。

タスクの進捗を別のツールで管理している場合、Excelの工数表だけを見ても案件の状態は分かりません。PMはタスク管理ツールと工数表を見比べ、頭の中で情報をつなげる必要があります。

進捗が遅れていないのに工数だけが増えている案件や、期限が近いのに実績工数が入っていないタスクなどは、両方を同じ流れで見られる方が見つけやすくなります。

工数単価を使えばExcelでも原価計算はできますが、メンバー単価の変更、予定工数の更新、実績集計などを毎回反映する必要があります。案件数が増えると、最新状態を維持する負担が大きくなります。

案件の原価・採算管理については、プロジェクトの原価・採算を管理する方法も参考にしてください。

次のような状態が増えたら、Excelから工数管理ツールへの移行を検討するタイミングです。

工数管理ツールの比較は、工数管理ツールおすすめ5選で整理しています。

Hotmieでは、案件のタスクごとに予定工数と実績工数を管理できます。工数だけを別シートに入力するのではなく、ガントチャートやカンバンで使っているタスクと同じデータに工数を持たせます。

案件レポートでは制作予算、予定原価、実績原価や担当者別の状況を確認できます。Excelで工数表を作りながら別の画面で進捗を確認している制作チームが、管理を一つにまとめたい場合に利用できます。

Excelは、工数管理を小さく始めるには便利です。案件数やメンバー数が少ないうちは、必要な項目だけを決めて運用することで十分に役立ちます。

一方、入力チェック、集計、タスク管理との突き合わせに時間がかかるようになったら、工数データを案件進行とつなげて扱えるツールへ移行する方が管理をシンプルにできます。

制作チーム向けプロジェクト管理ツール

案件の進行、予定工数・実績工数、制作予算、案件リスクをまとめて確認できます。使い方や初期設定で分からないことがあれば、担当者がご案内します。